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辦理公證程式

通常需要經過申請、受理、審查三個過程。

申請:辦理出國留學所需要的公證書,應該親自向其所在地的公證處提出書面或口頭申請。當事人已在國外或境外的,可委託他人向其在國內的最後住所地公證處申請,須向公證處提交書面委託書,委託書應當載明代理事項、許可權和期限,並由委託人簽名蓋章。有關個人學業情況的公證書可以向其所畢業的學校所在地的公證處申請。

受理:指公證機關根據當事人的申請,初步作出接受辦理的決定。此時申請人可在公證處領取各種申請表格,並填寫清楚。

審查:這是整個公證程式中最重要的環節,是決定申請公證的事項是否真實、合法的關鍵。需公證的文件有:學歷證書、成績單、無犯罪記錄、家庭成員證明、結婚(離婚)或未婚證明、親屬關係證明、個人經歷證明、經濟擔保(銀行出具的存款證明)。無犯罪記錄必須由所在地派出所提供蓋章。

國家規定,公證機關辦理公證須收取一定費用。收費按照司法部、財政部、國家物價局核定的標準向當事人收齲收費的方法,一般是按件數。

查驗公證書是否合格

拿到公證書後一定要認真檢查一遍,避免因公證時忙亂而出現疏漏,到使用時誤時又誤事。

合格的公證書應該是:

蓋有公證處紅色印章或鋼印;蓋有公證員簽名章;同一份公證書中前後不能有兩個或兩個以上不同的公證員簽名或蓋章;按規定附外文譯文;公證員的中文姓名與外文譯文一致;外文譯文正確,規範;必須有認證頁;外文譯文譯成公證書使用國要求的相應文字;委託公證中委託人在委託書中簽名或蓋章;婚姻、學歷、出生、經歷等公證書中附當事人照片;按要求一事一證,不能將兩種以上的公證內容合訂成一本;公證員按要求在公證書中親筆簽名;公證書的用紙和字體要符合規定要求,證詞內容規範;公證員須在司法部,外交部備案;公證事項符合規定要求;公證書中不能出現塗改、挖補痕跡。

涉外公證書均須附有外文譯文。對外文譯文的總體要求是準確、規範。一般國家要求公證書附有英文譯文即符合規定;少數國家要求譯成其需要的文字(如拉美國家須譯成西班牙文,奧地利要求譯成法文,義大利要求譯成義大利文,阿拉伯國家要求譯成阿拉伯文等)。

公證書認證

當申請人持辦妥的公證書到認證機關辦理認證手續時,有時會因為公證書不合格、不規範等問題,而不能辦理認證手續。在這種情況下,負責認證手續的外交官員一般會按如下程式辦理:

明確指出公證書的不合格,不規範或錯誤所在;

進行登記後退回申請人、代辦認證單位或原公證處,並附有退改原因的便條通知;

公證處收到退改的公證書後進行改正或重新辦理,辦妥後再交回外交部領事司或外事辦公室認證。

申請人遇到退改的公證書時,要冷靜查看退改的原因,並按上述程式等待退改合格後再辦理認證。

外國駐華使(領)館辦理我國公證機關出具的公證書的認證手續時的一般要求是:符合這個國家有關當局要求的合格公證書(如譯文是否準確,是否要求譯文類別等);公證書須經我國外交部領事司或有關盛自治區、市外辦等辦妥認證手續。對於符合要求的公證書,駐華使(領)館即予以受理,辦理認證。

認證的證詞都用其本國文字或英文。證詞內容一般都是證明我國外交部領事司或盛自治區、市外辦的印章和外交官員的簽名屬實,並由負責認證的官員簽字、蓋章,有的還貼有印花稅,證明交費數額等。

目前,我國公證機關出具的公證書在以下國家使用時,不必辦理認證手續:日本、加拿大、美國、俄羅斯、保加利亞、羅馬尼亞、捷克、波蘭、匈牙利、蒙古、朝鮮、越南、法國、澳大利亞。其他國家都須辦理認證,有的要求雙認證,有的只需單認證。

此外,泰國、菲律賓等國要求我國公民送往使館辦理認證的公證書必須有正本和副本。使館辦妥認證手續後將正本退還申請人,留存副本。

辦理公證書認證時間一般兩、三天即可,特殊情況的按加急處理,有的當天或第二天即可辦妥。各國駐華使(領)館辦理認證的時間長短不一,最快的也需一周。-
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