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各國團組或個人向外國駐華使領事館申辦簽證時，必須備齊一切必要的證件、資料、表格、照片和簽證費用等。這些證件、資料包括：
1、提供有效的護照；
2、提供國外邀請函電；
3、提供申請人的照片(照片應與护照相一致)；
4、填写外国签证申请表格；
5、因公务出国，由省、市、自治区外事办或中央部委外事局备妥致前往国家驻华使领馆的照会或函件；
6、准备好签证费。
各国驻华使馆对申请签证所持邀请电函的要求不尽相同，但大体有以下几点：
(1)、邀请函电必须是前往国本土发来的，有邀请人亲笔签署的信函原件，邀请信上要注明邀请人的地址、电话。
(2)、邀请函电上必须注明团组人数、成员姓名、访问目的(访问目的要详细，不能只说 考察培训等，要写明具体内容)、停留期限(停留期限是写某年、某月、某日到达，到达后停留多长时间；或写从某年、某月、某日到某年、某月、某日出境)、出访费用由何方负担。如系外方负担全部费用，应给予写明；如系外方负担部分费用，则应写明负担哪一部分费用。
(3)、邀请信函不得做任何改动，即使是邀请人本人对其内容进行修改也应重新发出邀请函，不得涂改后复印，否则会引起外国使领馆的误解，甚至会影响到签证人单位的信誉。 有些国家对入国签证有特殊要求，如赴日本的团、组或人员需提供日方《入国理由书》、 《身元保证书》、访问日程表等。
外国使领馆对送交申请签证的护照有以下要求：
(1)、护照必须有效。送交外国驻华使领馆的护照有效期必须在6个月以上，如有效期不足6个月，外国驻华使馆将不予签证。
(2)、持照人必须在护照上签名。
签证申请
1、使领馆：同中国建立外交关系的国家，大部分建有使领馆。使馆在北京，领馆在经济发达的中心城市。他们均负责办理前往他们国家的签证事项。分工为领馆负责所辖区域的签证事宜，使馆负责其他地区。
具体领事馆情况如下：
上海：日本，澳大利亚，美国，德国，荷兰，丹麦，挪威，新西兰负责
上海市，浙江，安徽，江苏
加拿大，法国，英国，意大利，瑞士，以色列，奥地利，巴西负责
上海，江苏，浙江
广州：美国，法国，德国负责：广西，广东，福建，海南
日本负责：广州市
加拿大负责：广东，广西
澳大利亚负责：广东，广西，海南
成都：美国负责：贵州，四川，云南，西藏，重庆
沈阳：美国负责：东北三省
日本负责：辽宁
因私人员申请签证途经：
本人直接或通过旅行社签证处向外国驻华大使馆申请，所需材 料如下（仅供参考，以各使领馆规定为准）：
1、护照正本：须签名，并离申请回国日至少有6个月的有效期。
2、照片若干张：2寸，应与护照一致。
3、邀请函：传真件或正本原件。须由本土发出。
4、签证表：以英文或前往国文字填写，可复印。
5、身份证：复印件，有些国家要求交验原件。
6、全家户口本：正反面复印件。
7、公司/单位任职证明：英文或前往国文字打印在公司信函纸上，说明职务，部门，月薪，准假和承担费用。
8、营业执照副本复印件：注册资金最好不低于50万。
9、名片两张：中英文。
10、公司/单位宣传册：体现规模与实力。
11、银行存款证明：本人3个月以上定期存款，2万元以上人民币或等值外币
12、房产证：产权为申请人及其配偶或父母。
13、购车发票：所有人为申请人及其配偶或父母
14、持有股票，证券等证明 往返机票或确认14单酒店定单
15、详细旅程
16、海外保险证明
17、旅行社担保书
18、签证申请费（无论签证与否，均不退还，只有美国等少数国家收取）
因公人员申请签证途经：
由外交部，中央各部委的外事局（司）或经授权的并经外交部 同意的局级单位的外事部门以及各省，直辖市，自治区外事办公室申办。申办程序如下：
1、提供有效的因公护照（签字，有效期6个月以上）
2、提供必要的证件（邀请函），邀请函要求：
（1）、必须是本土发来，有邀请人亲笔签名的信，函原件或复印件（各国规定不同）邀请函上要有邀请人的地址，电话。
（2）、邀请函上必须注明团组人数，成员姓名，性别，出生日期，工作单位，职务，访问目 的（详细的考察培训内容），停留期限（具体抵离日期，天数），出访费用由谁负担等 .
（3）、不得涂改。
（4）、有特殊要求的国家（日本，德国等，见后边相关解释）
3、照片
4、填写申请表（有的国家不填）
5、申办单位要审核有关批件，护照，邀请函等有关证件及签证表填写是否正确。
6、申办单位备妥致前往国使领馆照会或函件。
7、签证费
8、送交，等待签证。